Руководство по заполнению служебной записки
Для заказа литературы ответственными за оформление заявок на приобретение литературы по направлениям и специальностям составляются служебная записка и заявка по установленной форме: Приложение № 1. По каждому направлению составляется отдельная служебная записка на имя директора библиотеки.
Информация о выполненных заказах выставляется на сайте библиотеки в разделе «Закупки» «Новые поступления». Библиотека сообщает ответственным за оформление заявок на приобретение литературы и МО о выполнении заказов по электронной почте.
В служебной записке указываются
- в графе 1 - автор издания,
- в графе 2 - наименование заказываемой книги или электронного издания, вид данного издания,
- в графе 3 - город, издательство, выпускающее перечисленные книги и электронные издания, год выпуска изданий,
- в графе 4 - количество экземпляров изданий, необходимых для обеспечения учебного процесса,
- в графе 5 - цена изданий (Цена берется из каталогов, прайс-листов издательств, книжных интернет-магазинов),
- графы 6 - 17 заполняются в соответствии с рабочими программами по согласованию с методическим отделом (МО).
- При заказе учебных пособий на CD необходимо указывать системные требования и наличие/отсутствие лицензионного ключа для запуска данного электронного пособия.
Заполнение всех полей обязательно!
Служебная записка визируется председателем методического совета по направлению или заведующим кафедрой по специальности.
Количество экземпляров закупаемых изданий согласовывается с заведующей отделом учебной литературы или отделом социально-экономической литературы библиотеки. При необходимости составляется служебная записка на списание устаревших изданий по соответствующим направлениям.
Далее служебная записка визируется начальником МО.
Из МО служебная записка и заявка передаются в библиотеку для осуществления закупки указанных изданий.
Руководство по заполнению заявки
Одновременно со служебной запиской оформляются заявка на приобретение изданий по установленной форме: Приложение № 2.
В заявке указывается
- в графе 2 - номер группы номенклатуры (41),
- в графе 3 - код закупки по ОКДП-004 (221000),
- в графе 4 - печатная продукция,
- в графе 5 - выходные данные заказываемых изданий (автор, наименование, город, издательство, год издания).
Заявка должна быть представлена в бумажной и электронной форме (в формате Microsoft Excel).
Бумажная версия заявки должна быть подписана руководителем подразделения.
